Inkassofirma beauftragen: wann, wen & wofür

Offene Geldforderungen haben und nicht mehr zu wissen, was mit meinem Schuldner los ist und ob noch was zu retten ist, kann sehr mühsam sein . Nun aber auch noch entscheiden zu müssen, ob jemand - und wenn ja wer - mit dem Eintreiben meiner Geldforderung beauftragt werden soll, macht die Situation nicht unbedingt leichter.


Jeder Gläubiger der dokumentierte Forderungen hat, die von seinem Schuldner - aus welchen Gründen auch immer - nicht gezahlt werden, kann ein Inkassounternehmen (oder Inkassobüro) beauftragen. Wie kann ich aber wissen, wann und wozu ich eine Inkassofirma einschalten sollte und welche für die Bearbeitung und Lösung meines Falles überhaupt geeignet ist.

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Wir versuchen im folgenden Ihnen für die Beantwortung dieser Fragen Schritt für Schritt wesentliche Anhaltspunkte für ihre Entscheidung zu geben.

Abb. 1: INKASSO beauftragen: Die Ausgangssituation

1. Wann sollte ich eine Inkassofirma mit der Eintreibung meiner Forderungen beauftragen

 A. Wesentliche Aspekte meines Falles betrachten

1) der sichtbare Seite

Meine  Forderung gegenüber meinem Schuldner:  Im Hinblick auf die Forderung selbst kann gesagt werden, dass die Intensität der Auseinandersetzung mit ihrem Schuldner  von

  1. der Höhe der Geldforderung
  2. der rechtlichen Unbestreitbarkeit
  3. und dem Alter der Forderung abhängen.

D.h. je grösser, strittiger und älter eine Forderung ist desto höher ist auch der Zeitbedarf diese zu realisieren.

Das Verhalten meines Schuldners: Ihr Schuldner hat im Grunde nichts gemacht. Sie haben auch nichts von Ihm gehört. Er sich Ihnen gegenüber ja auch nicht zu Ihren Geldforderungen erklärt. Etwa in der Art «Ich beabsichtige nicht, Zahlungen zu leisten» oder «Die Forderungen erkenne ich überhaupt nicht an»

Wenn Sie ihn aber an ihre offene Geldforderung erinnern kann er sehr unterschiedlich reagieren:

  • Bemüht, er versucht Ihnen ein gutes Gefühl zu geben
  • Opferhaltung, er übernimmt keine Verantwortung für die Situation
  •  Ausweichend, er versucht abzutauchen
  • Aggressiv-herabsetzend, er versucht Sie zu verunsichern o. einzuschüchtern

Meine Beziehung zu meinem Schuldner: Wie verhält sich mein Schuldner mir gegenüber und in welcher Art Beziehungen stehen wir zueinander? Sicher sind Sie verstimmt über die Säumnisse ihres Schuldners. Handelt es ich für ihr Empfinden um eine leidige Angelegenheit oder um einen wirklichen Vertrauensbruch?

Ist ihr Verhältnis zum Schuldner akut oder  dauerhaft beschädigt? Gibt es einen offenen Konflikt und ist dieser bereits stark eskaliert

Können Sie noch mit ihrem Schuldner kommunizieren und haben Sie noch Möglichkeiten, ihn zu erreichen und auf ihn einzuwirken?

2) die unsichtbare Seite

Persönliche und wirtschaftliche Situation meines Schuldners:  Kennen Sie die wirtschaftliche Situation ihres Schuldners? Entspricht die Darstellung ihres Schuldners den Tatsachen?

Manchmal werden (unverschuldete) schlechte wirtschaftliche Umstände vorgeschoben oder tatsächliche Vermögensverhältnisse vernebelt. Und manchmal beschönigen überforderte Schuldner ihre Situation und machen falsche Versprechungen um ihren Gläubiger zu besänftigen. 

Motive und Absichten meines Schuldners: Noch schwieriger ist es, die wahren Motive und Absichten eines Schuldners zu erfassen. Diese reichen von Überforderung/Gleichgültigkeit über Rücksichtslosigkeit bis hin zu betrügerischen Absichten:

Überforderung: die eigene schlechte wirtschaftliche Situation wird verdrängt. Manchmal liegt das Problem auch im wirtschaftlich unzuträglichen chaotischen Charakter des Schuldners (was diesem aber selbst nicht unbedingt bewusst sein muss)

Machtausübung: Niemand weiss wieviel Macht er über jemanden anderen hat bis er es austestet. Oftmals ist das Kalkül des Schuldners er komme mit seinem Vertragsbruch durch da sich der Gläubiger in einer schwächeren und relativ hilflosen Position befinde. Dieser Eindruck kann sich beim Schuldner auch erst im Lauf der Zeit einstellen: er hat die Erfahrung gemacht, dass je unverfrorener er agiert desto nervöser und unsicherer seine Gläubiger werden. Da ernsthafte Konsequenzen ausbleiben findet er Gefallen am Spiel, das er ja so gut unter Kontrolle hat.

Betrügerische Absicht: Es lag nie in der Absicht des Schuldners, seine vertraglichen Verpflichtungen zu erfüllen. Er sieht von Beginn an eine gute Chance, mich um mein Geld zu bringen und hat sich im Vornhinein genau überlegt, wie er sich meinem Zugriff und ernsthaften Konsequenzen dauerhaft entziehen kann.

Übrigens haben wir in unserem Gratis-Ratgeber für Gläubiger 5 Verhaltensmuster und 3 Grundmotive von Schuldnern dargestellt und kombiniert. 

 B. Wann sollte ein Dritter eingeschaltet werden 


Eine unklare Lage und Zeitdruck:  Das Zahlungsverhalten und die Situation ihres Schuldners verschlechtern sich rasant. Ggf. können Sie ihren Schuldner auch gar nicht mehr erreichen.  Sie müssen die Lage schnell wieder unter ihre Kontrolle bringen.

Gefahr im Verzug:  Insbesondere wenn mutmassliche  unlautere und betrügerische Handlungen im Spiel sind (z. B.  Vorauskasse wurde geleistet, die bestellte Ware aber nie geliefert; Geldeinlagen wurden zweckentfremdet) ist rasches Handeln angezeigt.

Eine Auseinandersetzung scheint unvermeidlich: Die von ihren Schuldner gebrochenen Zahlungsversprechen sind nicht mehr hinnehmbar. Sein Verhalten lässt keinen anderen Schluss zu als dass er es einfach darauf ankommen lassen möchte. (Machtspiel siehe oben).  Sie sind genötigt, ihre Interessen wirkungsvoll zu schützen.

Ausgenommen sind jene Fälle, bei denen ein grösserer Konflikt, welcher nichts mit der überfälligen Geldforderung zu tun hat, im Mittelpunkt der Auseinandersetzung stehen. Hier würde die Einschaltung eines Inkasso-Büros nichts zur Lösung des Problems beitragen. 

Ein altes Problem muss gelöst werden:  Sie streiten schon seit längerer Zeit mit ihrem Schuldner über eine Forderung ohne eine Einigung zu erzielen. Ihr Schuldner benutzt nach ihrem Empfinden gewisse Einwände nur um die Begleichung der Forderungen "ewig" hinauszuzögern.

Zusammenfassung

Das Problem liegt fast immer bei ihren Schuldner. Aber nicht alle Ursachen für die Probleme mit ihrem Schuldnern liegen im sichtbaren Bereich. Es muss etwas unternommen werden das auch den Motiven und Absichten ihres Schuldners angemessen ist.

Die Dringlichkeit hier ins Handeln zu kommen ist besonders gross, wenn

  • sich die wirtschaftlichen Verhältnisse ihres Schuldner rapide verschlechtern
  • ihr Schuldner versucht sich seinen Zahlungspflichten auf unlautere Weise zu entziehen
  • keinen Zugriff mehr auf Ihren Schuldner haben
  • Sie Opfer einer möglichen betrügerischen Handlung sein könnten Sie keinen Weg sehen, einer Auseinandersetzung aus dem Weg zu gehen 
Inkasso beauftragen

Abb. 2: INKASSO beauftragen: Das Mandat

2. Welche Inkassofirma sollte ich beauftragen ?

 A. Wozu sollte ich eine Inkassofirma beauftragen

Die Situation klären:  ich muss Klarheit über die tatsächlichen persönlichen & wirtschaftlichen Verhältnisse zu bekommen um über die richtigen Massnahmen zu entscheiden. Ich muss im Rahmen der Zwangsvollstreckung die relevanten Fakten zu den Lebensumständen der Schuldners verfügbar haben. (bspw. Einkommen, Vermögen, Bank) 

Den Schuldner persönlich mit seiner Vertrauens- und Vertragsverletzung konfrontieren um seine Motive einschätzen zu können und ihm Grenzen des Hinnehmbaren aufzuzeigen. Den Schuldner zum Einlenken bewegen sollte er beabsichtigen sich zu meinem Schaden einen Vorteil zu verschaffen.

Die Auseinandersetzung mit meinem Schuldner erfolgreich führen um zu einer für mich akzeptablen Lösung zu gelangen. Hierfür benötige ggf. rechtlichen Beistand und vor allem eine Vertretung die meiner Forderung nachdrücklich und umsichtige Geltung verschafft. Wenn beharrliche Kommunikation nicht zum Ergebnis führt müssen Massnahmen gefunden werden, die die persönliche Interessensphäre des Schuldners berühren. 

Das Geld bei meinem Schuldner auch tatsächlich eintreiben: Auch wenn der Schuldner einlenkt, Zahlungsabkommen oder sogar Rechtstitel erwirkt werden müssen die Zahlungen auch tatsächlich geleistet - das bedeutet oft auch - mühsam eingetrieben werden. (einer der grössten Fehler ist es, zu früh Entwarnung zu geben - siehe unser Fallbeispiel aus der Praxis)

Meine Glaubwürdigkeit stärken: Die Beauftragung eines Dritten, im eigenen Namen zu handeln, bietet sich an. Der Verhandlungspartner nutzt dabei die Autorität, die ihm «kraft seines Mandats» verliehen wurde. Der Beauftragte wird sich weniger flexibler zeigen und unerbittlicher die Interessen des Gläubigers vertreten.

Auch tut sich der Schuldner erheblich schwerer Ungewissheiten bezüglich dessen, was er zu erwarten habe, zu ertragen. Dies stärkt die Glaubwürdigkeit des Gläubigers in nicht unerheblichem Masse

 B. Aufstellung & Leistungen von Inkassofirmen

Im Folgenden versuchen wir die wesentlichen Unterscheidungsmerkmale von Inkassofirmen aufzuzeigen. Ergänzend wird jeweils die Relevanz für deren Leistungsfähigkeit dargestellt.

1) Ermittlung der Fakten:        Datenbanken vs. individuelle Recherche

Datenbanken haben in der Regel 6-12 Monate alte Informationen … nur eigene Recherchen fördern Fakten zu Tage, die wirklichen Nutzen bei der Absicherung und Eintreibung der Forderungen bringen.

2) Ebene der Auseinandersetzung mit dem Schuldner:  Juristisch vs. Persönlich druckvoll

Natürlich sind immer auch Juristische Massnahmen in Betracht zu ziehen solange diese nicht zu langwierig sind und die Angelegenheit eher verschleppen als einer Lösung zuzuführen oder zu geringe Aussichten auf Erfolg haben.

Es gibt zahlreiche sehr gute rechtliche Mittel, deren Aufzählung alleine hier den Rahmen sprengen würde. Diese sind aber nur Mittel zum Zweck, deren Wirksamkeit sich nur dann entfalten kann, wenn sie in eine wirkliche, persönliche Auseinandersetzung eingebunden sind.

Ohne wirkliche Kenntnis der juristischen Möglichkeiten läuft persönlich Druckvolles Auftreten gegenüber renitenten Schuldnern oftmals ins Leere.

Es ist andererseits schade, dass sich ein Rechtsanwalt extrem selten die Mühe machen wird, ihren Schuldner persönlich aufzusuchen um sich ihm von Angesicht zu Angesicht auseinander zu setzen. 

3) Form der Intervention:        Schreib-Inkasso vs.  Intervention vor Ort  

In der Regel kann ich nur persönlich vor Ort Bewegung in Sache bringen, meine Forderung wirksam kommunizieren und das Verhalten meines Schuldners positiv beeinflussen. Ob mich persönlich aufsucht und findet ist nicht das gleiche wie ein Telefonanruf oder Brief. 

4) Art der Fallbearbeitung: (starre) Prozesse vs. Individuelle Bearbeitung

Wenn Sie sich bei den prozessorientierten Inkassofirmen über den Sachstand erkundigen wird man Ihnen mitteilen, welche Prozessschritte erledigt wurden. 

Bei der individuellen Bearbeitung steht hingegen immer das "warum" und das "was könnte hier der nächste sinnvolle Schritt sein" im Zentrum der Betrachtung. 

Je schwieriger und unberechenbarer ein Inkasso-Fall ist desto wichtiger ist es, auf den abgestimmte Schritte zu unternehmen und diese bei Bedarf immer wieder anzupassen.

EXKURS Geschäftsmodell:

Das Massengeschäft grosser Inkasso-firmen

Die grossen und bekannten Inkasso-Unternehmen betreiben Massengeschäft. Sie arbeiten Prozess- und Kosten-optimiert.  Das bedeutet Sie kümmern sich um eine grosse Anzahl von Fällen und versuchen dort, wo es am einfachsten für sie ist, Geld zu realisieren.

In der Regel arbeiten diese Inkasso-Firmen für grosse Unternehmen oder Konzerne und kümmern sich um Fälle, die bei ihren Auftraggebern bereits abgeschrieben worden sind und somit nicht mehr im Fokus stehen. 

Die Schuldner werden anhand von verfügbaren Informationen aus Datenbanken beurteilt.

Die Fallbearbeitung erfolgt i. d. R. über Serienbriefe und Call-Center. Alle Abläufe sind standardisiert. Aus Kostengründen werden juristische Auseinandersetzungen und Interventionen vor Ort gemieden. 

Erfolge werden in erster Linie durch eine hohe Anzahl kleinerer Beträge, die bei harmlosen Schuldnern eingetrieben werden, erzielt.

(typische Beispiele sind unbezahlte Telefonrechnungen, Versicherungsprämien oder Zeitschriftenabonnements)

5) Art der Interessenvertretung des Mandanten: Abarbeitungng vs.  pro-aktives initiatives Agieren

Es geht bei der Eintreibung von Geldforderungen nicht darum, aus allen Rohren auf den Schuldner zu feuern, um ihn sozusagen «unschädlich» zu machen.

Welche Massnahmen Sie ihrem Schuldner im Verlauf der Auseinandersetzung androhen ist oft eine knifflige Entscheidung, die Fingerspitzengefühl erfordert. Dieselbe Massnahme kann je nach Situation zu ganz unterschiedlichen Ergebnissen führen.

Es geht auch nicht um eine stetige Eskalation des Konfliktes. Massnahmen, um den Druck zu erhöhen sind da, um Dinge in Bewegung zu bringen. Druck allein und für sich genommen löst aber gar nichts und kann sogar Lösungen verbauen. 

Vielmehr muss bis zum Schluss mit strategischer Disziplin die Realisierung ihrer Geldforderung im Blick behalten werden.


Zusammenfassung 

Je schwerer ein Fall ist desto individueller ist er und desto wahrscheinlicher wird es, dass vielschichtige Anstrengungen unternommen werden müssen. Im Lauf der Fallbearbeitung kann es immer wieder zu neuen Situationen kommen, auf die dann flexibel und mit den jeweils geeigneten Mitteln reagiert werden sollte

Sie sollten jemanden finden, der auch in der Lage ist, dem tatsächlichen Umfang eines von ihnen erteilten Mandates gerecht zu werden. Dies gilt umso mehr da es viele Unwägbarkeiten gibt und nie im Voraus absehbar ist, welchen Verlauf die Auseinandersetzung mit ihrem Schuldner nehmen wird

... und die Kosten 

Generell können Ihnen Aufwand für bestimmte Tätigkeiten und Provisionen im Erfolgsfall verrechnet werden.

Wenn sie zu dem Ergebnis kommen, dass Tätigkeiten in einem begrenzten Umfang zur Lösung ihres Falles genügen, nehmen Sie bspw. die Dienstleistung eines günstigen Schreib- und Telefon-Inkassobüros in Anspruch.

Sollten Sie der Auffassung sein, dass der Streit ausschliesslich juristisch geführt werden muss um Erfolg zu haben geben sie einem Anwalt ihres Vertrauens das Mandat.

Bei aufwandsbezogenen Kosten sollten Sie also davon überzeugt sein, dass ein bestimmter Aufwand zum Erfolg führt. Wie sieht es dagegen bei Erfolgsprovisionen aus?

Hier könnte man ja zu dem Ergebnis kommen, dass es 1) ja nur auf die Höhe der Erfolgsprovision ankomme und 2) es kein Risiko gäbe, da man ja nur im Erfolgsfall zu zahlen hätte.

Hier sollten Sie aber die Wahrscheinlichkeit für den Erfolg unbedingt in ihr Kalkül mit einbeziehen. Denn eine niedrige Erfolgsprovision bei geringer Wahrscheinlichkeit ist nicht zwangsläufig besser als eine höhere Provision bei hoher Erfolgsquote.

Die Erfolgsquote wiederum hängt vor allem davon ab, dass das richtige kompetent getan wird.

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